Qu’intégrer dans un contrat de freelance en régie/au temps passé ?

Les prestations en régie sont devenues la norme dans le secteur du numérique.
Elles permettent à une entreprise de bénéficier des compétences d’un freelance pour une durée déterminée, sans passer par un contrat de travail.

Le principe paraît simple, mais le contrat de régie comporte plusieurs spécificités juridiques qu’il faut maîtriser pour éviter tout risque ultérieur — en particulier sur la propriété intellectuelle, la facturation et la responsabilité.

Le principe de la régie

Le contrat de régie repose sur une logique de moyens et de temps passé, et non sur un engagement de résultat.
Le freelance intervient selon un taux journalier moyen (TJM), pour une durée ou un volume d’intervention défini.

L’entreprise pilote le projet et garde la maîtrise de la direction technique et fonctionnelle.
Le freelance exécute la mission dans ce cadre, tout en conservant son indépendance juridique.

Cette distinction est essentielle :

• le freelance ne doit pas être assimilé à un salarié,
• il doit garder la maîtrise de son organisation,
• et sa mission doit être clairement limitée dans le temps et dans son périmètre.

Ce type de contrat doit donc inclure certaines clauses obligatoires, qui doivent être rédigées avec précision.

1. La propriété intellectuelle : une clause à ne jamais négliger

Dans le numérique, la propriété intellectuelle est un point central. Le principe de base : les créations appartiennent au freelance, sauf cession expresse au client.

Si la mission implique la production d’un livrable (code, design, documentation, contenu…), le contrat doit donc prévoir une clause de cession conforme aux exigences légales du Code de la propriété intellectuelle.

Cette clause doit mentionner obligatoirement :

• les droits cédés (reproduction, représentation, adaptation, traduction, etc.),
• le territoire (France, Europe, monde),
• la durée (souvent la durée légale de protection),
• les usages autorisés,
• et la rémunération associée à la cession (intégrée au TJM ou chiffrée à part).

Sans ces mentions, la cession est juridiquement nulle. C’est un oubli fréquent dans les contrats de prestations de services, qui peut créer des litiges ultérieurs sur la propriété du livrable.

2. Le suivi des temps et la facturation

La régie implique une facturation au temps réellement passé.
Le contrat doit donc préciser :

• le mode de suivi des temps (timesheet, feuille d’heures, outil partagé),
• la fréquence de validation (hebdomadaire, mensuelle),
• et les modalités de facturation (à la fin du mois, à la fin de mission, etc.).

Une bonne pratique consiste à prévoir que les temps validés par le client font foi, sauf contestation dans un délai court (ex. : 5 jours ouvrés). Cela évite les discussions interminables au moment de la facturation.

3. La responsabilité et les limites de mission

En régie, le freelance n’est pas responsable du résultat global du projet, seulement de la qualité de son intervention.

En revanche, il reste responsable de ses propres fautes professionnelles (ex. : erreur manifeste, non-respect des consignes de sécurité).

Pour éviter toute dérive, il est souvent prévu de limiter sa responsabilité à un plafond — souvent le montant total des sommes facturées sur la mission. C'est fondamental pour le freelance, généralement moins apprécié par le client. Il s'agit de trouver un équilibre au vu de la criticité de la mission.

4. La gestion de la facturation et des retards

Les règles de facturation doivent être détaillées pour éviter les litiges :

• mention du TJM,
• délai de règlement (30 jours en général),
• pénalités de retard (taux légal ou contractuel),
• indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Le contrat peut également préciser les conditions de suspension de la mission en cas de non-paiement.

5. Le contrat-cadre : un outil pratique pour les missions récurrentes

Lorsqu’une collaboration s’inscrit dans la durée, il est souvent plus efficace de signer un contrat-cadre, puis de décliner chaque mission dans des bons de commande ou contrats de mission séparés.

Cela permet de :

• éviter de renégocier à chaque nouvelle intervention,
• gérer plusieurs freelances sur la base du même modèle,
• ajuster les TJM, durées et livrables selon les besoins.

Ce mode de fonctionnement est particulièrement adapté aux startups ou ESN qui font appel régulièrement à des prestataires externes.

6. Les clauses de conformité et de légalité

Les donneurs d’ordre doivent vérifier que leurs prestataires respectent leurs obligations légales et sociales. Le contrat doit donc prévoir que le freelance s’engage à fournir :

• un extrait Kbis ou justificatif d’immatriculation,
• une attestation URSSAF ou INSEE à jour,
• une attestation sur l’honneur confirmant qu’il est en règle avec ses obligations sociales et fiscales.

Ces documents doivent être renouvelés tous les six mois pour les contrats de longue durée. C’est une exigence légale, et un élément clé de la conformité (lutte contre le travail dissimulé).

7. Les aspects pratiques à ne pas oublier

• Lieu d’exécution : préciser si le freelance travaille sur site, à distance, ou en hybride.
• Matériel et accès : déterminer qui fournit les équipements et les accès nécessaires.
• Confidentialité : inclure une clause couvrant les informations auxquelles le freelance aura accès.

D'autres clauses peuvent être intégrées selon les besoins.

En résumé : un contrat simple, mais structuré

Le contrat de régie n’a pas vocation à être complexe.
Mais il doit être précis, documenté et équilibré.
Quelques clauses bien rédigées suffisent à sécuriser la relation et à éviter les pièges les plus courants :

• flou sur la propriété intellectuelle,
• absence de suivi du temps,
• responsabilités mal définies,
• ou facturation incertaine.

En cas de collaboration récurrente, un contrat-cadre bien conçu permet de gagner du temps et de la sérénité sur le long terme.

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